Эксперт рассказал, как повысить эффективность онлайн-совещаний

Технология постмит (от англ. Post meet – «после встречи») позволяет фиксировать озвученное и закреплять задачи за конкретными исполнителями. Кроме того, так можно давать задания даже тем, кто не присутствовал на встрече. Эксперт отметил, что не все участники встреч делают заметки во время офлайн- и онлайн-совещаний, поэтому нередко компании сталкиваются с тем, что никто ничего не запомнил или не понял. 

Королёв подчеркнул, что за последние несколько лет рынок видео-конференц-связи (ВКС) заметно вырос. Распространение сервисов помогает организовать работу команд из большого числа компаний,  что отвечает требованиям бизнеса. При этом необходимы сопряжённые инструменты, которые позволят фиксировать поставленные задачи и отслеживать процесс их выполнения.

Чтобы создать постмит, достаточно выполнить несколько простых действий:

1. Решить, кто будет фиксировать сказанное на встрече – каждый самостоятельно или назначенный сотрудник. Если это не участник встречи, ему надо также направить приглашение на неё.
2. Фиксировать задачи, договорённости, указания и прочее по ходу обсуждения. Кроме того, следует записывать, кто даёт задания, кто должен их выполнять и в какой срок. Заметки можно оставлять в чате созвона, в документе на рабочем столе или в облачном хранилище, в заметках. 
3. По окончании встречи оформить итоги: что, когда и каким составом обсуждали, что решили, какие задачи и кем в какие сроки выполняются. Лучше писать простым понятным языком, ясными формулировками, которые в случае чего поймёт любой вновь подключённый к задаче сотрудник.  
4. Всю информацию – запись звонка, заметки, текст постмита – собрать в одном месте, например на общем диске, чтобы всё всегда было в доступе.
5. Разослать постмит участникам и тем, кому поставили задачи, принятым в компании способом: по почте, ссылкой на открытый документ, в рабочем мессенджере.